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Planifier les activités
🏢 Projets internes à l’établissement
Les projets internes concernent principalement des services ou outils utilisés par le personnel (ex. : partage de fichiers, migration de messagerie, déploiement d’un nouvel outil). Pour ces projets, une méthodologie en cinq phases a été appliquée.
Phase 1 : Proposition auprès de la hiérarchie
Cette première phase consiste à exposer clairement la problématique ou le besoin identifié, puis à proposer une solution adaptée. L’objectif est d’obtenir une validation du projet et de cadrer les attentes de la direction.
Phase 2 : Présentation aux employés
Une fois le projet validé, une communication est faite auprès des équipes concernées. Elle permet de présenter la solution, d’en expliquer les objectifs, et de répondre aux premières questions. Cela permet d’anticiper les difficultés et de favoriser l’adhésion.
Phase 3 : Tests par les utilisateurs
Avant un déploiement global, le projet est testé sur un échantillon restreint. Cette phase permet d’observer les premières utilisations, de détecter d’éventuels blocages, et de recueillir des retours concrets sur le fonctionnement de la solution.
Phase 4 : Analyse des retours
Les retours recueillis sont analysés. Lorsqu’un besoin revient fréquemment (ex. : difficulté sur un paramètre, question sur une fonction), des procédures peuvent être créées pour apporter une réponse claire et réutilisable. Cette phase permet d’ajuster le projet avant sa généralisation.
Phase 5 : Déploiement général
Après avoir intégré les retours et validé les derniers ajustements, la solution est déployée à l’ensemble des utilisateurs. Cette phase est planifiée pour limiter les interruptions de service et garantir un accompagnement si nécessaire.
👥 Projets orientés vers les utilisateurs externes
Pour les projets orientés vers des utilisateurs externes (principalement les apprenants), comme la création de comptes ou l’accès à des services numériques, la structure est plus souple.
Dans ces cas, la méthode s’adapte aux besoins spécifiques du projet. Les étapes peuvent inclure :
- Préparation des données utilisateurs (collecte, vérification)
- Création et configuration des accès
- Communication personnalisée (instructions de connexion, accompagnement)
- Support technique individuel
- Suivi des cas particuliers (inscriptions tardives, réinitialisations)
Changement de logiciel de messagerie
L’ISFAC a rencontré des problèmes techniques avec Outlook, rendant impossible l’envoi de mails à plusieurs destinataires pour une grande partie des utilisateurs. Face à cette situation, une migration vers Thunderbird a été décidée, afin de résoudre ces dysfonctionnements et d'assurer une solution de messagerie fiable et performante. Dans ce cadre, j’ai été chargé de l’analyse des problèmes sur Outlook, ainsi que de la gestion de la migration et du support aux employés pour faciliter l’adoption de Thunderbird.
Phase 1 : Proposition auprès de la hiérarchie
Dans un premier temps, une proposition auprès de la hiérarchie a été nécessaire afin de faire comprendre clairement le problème rencontré, et les solutions que nous pouvions mettre en place. C'est lors de cette phase que j'ai expliqué en quoi Thunderbird pouvait être une solution à nos problèmes, ainsi qu'une façon de migrer vers un logiciel de messagerie open-source, et reconnu pour sa fiabilité et ses performances.
Phase 2 : Présentation aux employés
Une fois le logiciel adopté, une nouvelle phase a été nécessaire et programmée afin de présenter le logicel aux employés de l'ISFAC. Plusieurs réunions ont étés organisés dans le but de présenter le logiciel, repondre aux différentes questions, et rappeler les problèmes rencontrés avec Outlook, en rapellant que ça pouvait être une opportunité pour passer sur une messagerie plus performante que le logiciel actuel.
Phase 3 : Tests par les employés
Avant de procéder à un déploiement généralisé, le logiciel Thunderbird a été installé sur un nombre restreint de postes. Cette phase pilote avait pour objectif de recueillir des premiers retours d’expérience sur l’utilisation du logiciel dans un cadre réel, tout en limitant les impacts potentiels sur la continuité de service. Cela nous a permis d'observer les éventuelles difficultés rencontrées par les utilisateurs et d'anticiper les besoins en accompagnement ou en formation.
Phase 4 : Analyse des retours
À la suite de cette première phase de tests, je suis allé à la rencontre des utilisateurs concernés pour leur demander s’ils avaient rencontré des problèmes particuliers depuis l’installation de Thunderbird, s’ils avaient des questions ou des remarques à formuler.
J’ai encouragé les utilisateurs à venir me voir spontanément en cas de difficulté ou d’interrogation, afin de favoriser une adoption progressive et accompagnée du nouveau logiciel. Plusieurs retours ont été recensés, certains récurrents comme le souhait de personnaliser l'apparence (changement de thème) ou la configuration de la signature mail. Face à la répétition de ces demandes, j’ai pris l’initiative de rédiger des procédures claires et accessibles pour répondre à ces besoins spécifiques de manière structurée et autonome.
Phase 5 : Déploiement général
Une fois les retours analysés et les procédures considérées comme essentielles rédigées, la planification du déploiement global a pu être finalisée. Ce déploiement s’est ensuite déroulé de manière progressive sur plusieurs jours, afin de garantir un accompagnement adapté et de limiter toute interruption de service. Grâce à cette planification et à la prise en compte des besoins utilisateurs, le déploiement s’est effectué dans de bonnes conditions et a permis à l’ensemble des employés de bénéficier d’un nouvel environnement de messagerie plus stable et performant.
Mise en place du nouveau partage de fichier
Phase 1 : Proposition auprès de la hiérarchie
Le projet de mise en place d’un nouveau partage de fichiers avait été initié bien avant mon arrivée, à la suite d’échanges entre la direction de l’ISFAC et un prestataire informatique externe. La nécessité d’une refonte complète du système de partage, visant à améliorer la structure et l’accessibilité des fichiers, avait été identifiée et validée par la hiérarchie. La phase de proposition avait ainsi déjà abouti, avec une volonté de moderniser l’architecture existante pour répondre aux besoins croissants en termes de collaboration et de gestion documentaire.
Phase 2 : Présentation aux employés
Les employés ont été informés en amont de la mise en place d’un nouveau partage de fichiers, afin de les préparer à ce changement d’outil. Cependant, ils n’ont pas été impliqués dans la conception de l’architecture, ni dans les choix liés à son fonctionnement. L’ensemble des décisions concernant les droits d’accès, l’arborescence des dossiers et la répartition des permissions a été pris par la direction, en lien avec le prestataire informatique.
C’est donc le jour du déploiement que les utilisateurs ont découvert la structure du nouveau partage de fichiers, ainsi que les dossiers auxquels ils avaient ou non accès. Cette approche visait à assurer une mise en place rapide et conforme aux choix organisationnels définis en amont.
Phase 3 : Tests par les employés
Aucun test préalable n’a été organisé avant le déploiement du nouveau partage de fichiers. Les utilisateurs ont ainsi découvert l’outil dans sa version définitive, sans phase pilote ni prise en main anticipée.
Phase 4 : Analyse des retours
Sur un projet d’une telle envergure, il a rapidement été essentiel de recueillir les retours des utilisateurs afin d’évaluer la pertinence du déploiement. Les premiers retours ont été majoritairement négatifs, principalement en raison du manque de clarté dans l’arborescence et de l’absence de concertation en amont. Plusieurs employés ont exprimé leur frustration de ne pas avoir été consultés sur la structuration des dossiers, alors même qu’ils en étaient les utilisateurs quotidiens.
Suite à ces remarques, il a été décidé de mettre en place un accompagnement individualisé. Ce choix a permis de proposer des explications adaptées aux missions spécifiques de chaque collaborateur, plutôt que de regrouper des profils aux besoins différents dans des réunions collectives. Ces échanges personnalisés ont largement contribué à clarifier l’utilisation du partage de fichiers et à améliorer son acceptation sur le terrain.
Comptes apprenants "Campus-e2i.fr"
Phase 1 : Préparation des données et cadrage du projet
Avant de procéder à la création des comptes Google destinés aux nouveaux apprenants, une phase de préparation rigoureuse a été nécessaire. Cette étape visait à cadrer précisément le projet, à anticiper les contraintes, et à garantir une gestion fluide du processus.
L’objectif principal était de permettre à chaque élève de disposer d’un compte Google personnalisé au format @campus-e2i.fr, afin d’accéder aux services essentiels tels que la messagerie, l’agenda, Google Classroom ou encore Drive. Pour cela, il a fallu collecter l’ensemble des informations nécessaires : nom, prénom, numéro de téléphone et site de rattachement.
Une attention particulière a été portée à la vérification et à l’uniformisation des données recueillies, afin de limiter les risques d’erreurs lors de la création des comptes (doublons, fautes d’orthographe, incohérences). Le volume important d’utilisateurs concernés a également été pris en compte dès cette phase de cadrage, afin d’anticiper la charge de travail et d’adapter la méthode de traitement en conséquence.
Phase 2 : Création et configuration des comptes
Après validation des informations, la création des comptes Google a été lancée. Chaque élève a reçu une adresse au format @campus-e2i.fr, permettant l’accès aux outils pédagogiques de l’établissement.
Les comptes ont dû être créés un par un, afin de pouvoir envoyer individuellement le mail de réinitialisation de mot de passe à chaque apprenant. Cette méthode, bien que plus longue, garantissait que chacun puisse activer son compte en toute autonomie dès réception du message.
Les services essentiels comme Gmail, Agenda et Google Classroom ont été activés à la création. Une vérification régulière a permis d’éviter les erreurs d’orthographe ou les doublons dans les identifiants, pour assurer un accès immédiat et fonctionnel.
Phase 3 : Communication des accès et accompagnement
Une fois les comptes créés, un mail de réinitialisation de mot de passe a été envoyé à chaque apprenant. Ce message contenait les instructions nécessaires pour activer le compte, personnaliser le mot de passe et accéder aux différents services Google mis à disposition par l’établissement.
Cependant, une contrainte technique a rapidement été identifiée : le lien de réinitialisation était valable uniquement pendant 48 heures. Un grand nombre d’élèves n’ont pas activé leur compte dans ce délai, ce qui m’a obligé à réémettre manuellement les liens de réinitialisation à plusieurs reprises.
Malgré cette difficulté, des consignes claires ont été diffusées pour accompagner les apprenants dans leur première connexion. En parallèle, un support individuel a été proposé pour répondre aux problèmes rencontrés lors de l’activation des comptes.
Phase 4 : Support et assistance post-création
Après la création et l’activation des comptes, un suivi a été assuré pour traiter les difficultés rencontrées par les apprenants : problèmes de connexion, réinitialisation de mot de passe, ou accès aux services Google. Le support s’est fait de manière individualisée afin de résoudre rapidement chaque situation.
Cette phase a également permis de gérer les inscriptions tardives, avec la création progressive des comptes restants, selon les mêmes modalités. L’objectif était de garantir un accès complet aux outils, quel que soit le moment d’arrivée des élèves.