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Évaluer les indicateurs de suivi d'un projet et analyser les écarts
Évaluer les indicateurs de suivi d’un projet et analyser les écarts
Pour suivre l’avancement d’un projet et évaluer son bon déroulement, je m’appuie sur une méthode en trois étapes simples.
1. Déterminer ce que l’on souhaite évaluer
La première étape consiste à définir ce que l’on va observer pour juger si le projet se déroule correctement. Selon les cas, cela peut être :
- Le respect des délais
- La satisfaction des utilisateurs
- Le nombre de retours ou de réclamations
- La qualité du résultat obtenu
Ces éléments servent de repères pour la suite.
2. Comparer les résultats à ce qui était prévu
Une fois les éléments définis, il faut comparer les résultats obtenus avec ce qui était attendu. Cela permet de voir si le projet est en retard, si des problèmes sont apparus, ou si les utilisateurs sont satisfaits.
3. Comprendre les écarts et corriger si nécessaire
Si des écarts sont constatés (retard, mécontentement, erreurs), il faut en chercher la cause : manque de communication, organisation mal anticipée, oubli d’une étape, etc.
En fonction de ce constat, des actions peuvent être mises en place pour corriger le problème ou améliorer le processus pour les projets suivants.
Évaluation – Migration de la messagerie Outlook vers Thunderbird
1. Déterminer ce que l’on souhaite évaluer
Pour savoir si le projet s’est bien déroulé, plusieurs éléments ont été pris en compte :
- Les employés savent-ils utiliser le nouveau logiciel ?
- Sont-ils satisfaits de ce changement ?
- Le logiciel répond-il à la problématique initiale (pouvoir envoyer des mails sans restriction) ?
- Le service est-il stable et fonctionnel ?
- La migration s’est-elle faite dans un délai raisonnable, sans interruption majeure ?
2. Comparer les résultats à ce qui était prévu
Aucune limite de temps n’avait été formalisée pour cette migration, mais l’installation et la prise en main se sont déroulées dans des délais raisonnables.
Les utilisateurs ont pu s’adapter rapidement grâce aux supports et procédures fournis, et n’ont pas rencontré de difficultés majeures dans l’utilisation quotidienne du logiciel.
Thunderbird a permis de corriger le problème initial rencontré avec Outlook (envoi de mails à plusieurs destinataires), et aucune anomalie technique ne bloque aujourd’hui l’envoi ou la réception de courriels.
3. Comprendre les écarts et corriger si nécessaire
Un point n’avait pas été anticipé : les fichiers d’archives exportés depuis Outlook (.msg) ne sont pas directement exploitables dans Thunderbird. Cela a empêché certains utilisateurs d'ouvrir d'anciens mails exportés dans le partage de fichier de l'entreprise
Il a donc été nécessaire de trouver un script de conversion pour permettre l’ouverture de ces fichiers, ce qui a retardé l’utilisation complète du nouveau logiciel dans certains cas.
Évaluation – Mise en place du nouveau partage de fichiers
1. Déterminer ce que l’on souhaite évaluer
Pour ce projet, plusieurs critères ont été retenus pour en évaluer le bon déroulement :
- Le respect du calendrier initial
- La satisfaction des utilisateurs internes
- L’adéquation de l’arborescence avec les besoins métiers
- La clarté des accès et des droits attribués
- Le niveau d’adoption du nouvel outil
2. Comparer les résultats à ce qui était prévu
Le projet a été finalisé dans les temps, sans retard par rapport à la planification.
L’arborescence avait été construite sur la base des besoins identifiés par la direction et le prestataire, en lien avec les services concernés. Elle était adaptée aux différentes structures internes, et les droits d’accès étaient précisément définis pour chaque service.
Chaque employé ne voyait que les dossiers correspondant à son périmètre de travail, ce qui permettait de clarifier les rôles et de limiter les erreurs de manipulation.
Cependant, malgré cette organisation, le fait que les utilisateurs n’aient pas été associés à la conception a entraîné une incompréhension du fonctionnement, ainsi qu’un sentiment d’exclusion face à un outil perçu comme imposé.
3. Comprendre les écarts et corriger si nécessaire
L’écart principal était d’ordre humain et organisationnel : les utilisateurs n’ayant pas été consultés en amont, certains se sont sentis mis à l’écart et ont exprimé leur insatisfaction dès le déploiement.
Pour atténuer cette situation, un accompagnement individualisé a été mis en place. Des explications ont été apportées au cas par cas, en fonction des missions et des besoins spécifiques de chaque utilisateur. Cette démarche a permis d’améliorer progressivement la compréhension et l’acceptation du nouveau système.