Retour à la page E5
Analyser les objectifs et les modalités d'organisation d'un projet
Analyse des objectifs du projet
La première étape consiste à définir si le projet aura pour objectif final de mettre en place un tout nouveau service, pas encore présent dans l'entreprise, ou alors d'améliorer un service déjà présent. Cette recherche nous permet de prévenir du travail à mettre en place, est-ce simplement une mise à jour de logiciel, ou alors faut il préparer d'autre éléments en amont (permissions, accès, ...)
-
[Ex. Mettre en service un nouvel outil pour améliorer la productivité des employés]
-
[Ex. Remplacer un outil actuel par un nouveau plus à jour, performant, mais avec la même fonction qu'un logiciel déjà déployé]
Identification des parties prenantes
Une fois l'objectif du projet identifié, il est nécessaire d'identifer les moyens humains qui seront mis à disposition, pendant le déploiement de celui-ci, ainsi que post déploiement (Qui aura accès à quelle section, pourquoi, ...)
-
La hiérarchie : Quels sont les groupes à créer, avec quelles permissions
-
Les utilisateurs finaux : Qui aura sera affecté à quel groupe
-
L’équipe projet / le responsable technique : Qui sera en charge de la maintenance et de la gestion de ce projet
-
Prestataires ou partenaires externes (le cas échéant) : Des fournisseurs sont-ils nécessaires ? Qui ?
Modalités d'organisation
L’objectif du projet étant clairement défini, ainsi que l’identification des parties prenantes impliquées, la suite du processus se concentrera sur l’organisation, la répartition des tâches et la planification des différentes étapes du projet.
-
Ressources humaines mobilisées : [Ex. une équipe de 3 personnes, dont un responsable réseau et deux techniciens]
-
Ressources matérielles utilisées : [Ex. serveurs, postes de travail, machines virtuelles, équipements réseau]
Répartition des tâches :
-
[Technicien Réseau] : [Ex. installation, configuration, documentation]
-
[Responsable réseau] : [ex. supervision, validation, accompagnement]
-
[...] : [...]
Méthodologie : En ce qui concerne la méthodologie appliquée à la mise en place de ce projet, nous allons opter pour un méthode "PDCA" (Plan Do Check Act)
La méthode PDCA est un cycle d’amélioration continue structuré en quatre étapes :
-
Plan (Planifier) : Définir les objectifs, les ressources et le plan d’action.
-
Do (Réaliser) : Mettre en œuvre le plan et réaliser les actions.
-
Check (Vérifier) : Évaluer les résultats obtenus par rapport aux objectifs.
-
Act (Agir) : Apporter des ajustements ou des améliorations si nécessaire.
Ce cycle permet de garantir l'efficacité du projet en assurant un suivi constant et une amélioration continue.
Planification Initiale
La planification initiale du projet se concentrera sur la définition des grandes étapes à suivre pour assurer une mise en œuvre réussie et dans les délais. Voici les principales étapes et considérations :
Étape 1 : Préparation et analyse des besoins
- Identifier les besoins spécifiques liés au projet, analyser les exigences techniques et fonctionnelles, et préparer l'infrastructure nécessaire. Cela inclut également la validation des ressources humaines et matérielles.
Étape 2 : Conception et planification détaillée
- Élaborer un plan d’action détaillé, définir les priorités et les tâches à réaliser, ainsi que la répartition des responsabilités au sein de l’équipe. Cette étape comprend également la définition des critères de succès et des indicateurs de performance à suivre.
Étape 3 : Mise en œuvre du projet
- Déployer les solutions techniques, configurer les systèmes, et assurer la mise en service des outils ou services dans les conditions optimales. Cette phase inclut la gestion des ressources humaines et matérielles pour garantir une exécution fluide.
Étape 4 : Tests et validation
- Tester la solution mise en place, vérifier que toutes les fonctionnalités sont conformes aux attentes, et corriger les éventuels bugs ou problèmes détectés. La validation finale sera effectuée par les parties prenantes concernées.
Étape 5 : Suivi et ajustements
- Assurer un suivi post-déploiement pour garantir le bon fonctionnement de la solution, collecter les retours des utilisateurs finaux et apporter les ajustements nécessaires si des problèmes ou améliorations sont identifiés.
Analyse des objectifs du projet
La première étape consiste à définir si l’objectif du projet est de mettre en place un nouveau système de messagerie ou d’améliorer le service existant. Dans ce cas, il s'agit d'une migration de la solution actuelle, Outlook, vers Thunderbird. Cette analyse permet de déterminer le travail à effectuer : s’agit-il simplement de migrer les données et de configurer le nouveau client, ou bien faut-il préparer des éléments supplémentaires tels que la gestion des permissions et des accès ?
Identification des parties prenantes
Le projet étant identifié, il est maintenant nécessaire de définir les moyens humains qui seront mobilisés pendant le déploiement et après celui-ci, notamment pour la gestion des accès et des responsabilités au sein du système.
-
Les utilisateurs finaux : Les utilisateurs finaux étant l'ensemble des employés de l'ISFAC, il est essentiel d'établir une liste des adresses @isfac.fr. Cette liste facilitera le suivi et permettra de cibler plus précisément les personnes à contacter pour effectuer le changement sur leur poste de travail.
-
L’équipe projet / le responsable technique : Je serais en charge de la migration vers le nouveau client sur l'enssemble des postes de l'ISFAC. De plus, je m'occuperais de tous les problèmes qui concernent le client Thunderbird directement. GreenITSolutions seront eux, en charge de la gestion et de la maintenance du serveur de messagerie.
-
Prestataires ou partenaires externes (le cas échéant) : GreenITSolutions, prestataire informatique de l'ISFAC depuis près de 20 ans, est en charge de la gestion et du maintient de la plateforme de messagerie hébergée sur Modoboa
Modalités d'organisation
L’objectif du projet étant clairement défini, ainsi que l’identification des parties prenantes impliquées, la suite du processus se concentrera sur l’organisation, la répartition des tâches et la planification des différentes étapes du projet.
-
Ressources humaines mobilisées : Technicien Informatique de l'ISFAC, Equipe prestatire informatique GreenITSolutions
-
Ressources matérielles utilisées : Serveur de messagerie de l'ISFAC, Postes utilisateurs
Répartition des tâches :
-
[Technicien Réseau] : Installation du nouveau client Thunderbird sur l'enssemble des postes utilisateurs, support aux utilisateurs quant au fonctionnement de celui-ci, rédaction de procédures utilisateurs / de débug.
-
[Prestataire informatique] : Supervision, gestion et maintenance du serveur de messagerie.
Planification Initiale
La planification initiale du projet de migration de la messagerie d'Outlook vers Thunderbird se concentrera sur la définition des grandes étapes à suivre pour garantir une transition fluide et sans interruption de service. Voici les principales étapes et considérations :
Étape 1 : Analyse préalable et préparation des postes
- Identifier les utilisateurs affectés, collecter les informations nécessaires à la configuration des comptes sous Thunderbird, et préparer l'infrastructure technique. Cela inclut également la création d'un planning de migration pour minimiser les interruptions de service. (Site 1 = Jour X, Site 2 = Jour Y, Site 3 = Jour Z)
Étape 2 : Installation de Thunderbird
- Installer Thunderbird sur tous les postes utilisateurs de l'ISFAC et s'assurer que la configuration du serveur de messagerie sous Modoboa reste conforme. Cette étape impliquera également la mise en place d'un guide pour les utilisateurs concernant l'utilisation de Thunderbird et les premières configurations (Signatures, thème, ...).
Étape 3 : Migration des données et configuration des comptes
- S'assurer du bon transfert des emails et des données personnelles de chaque utilisateur depuis Outlook vers Thunderbird, en respectant les délais et en minimisant les pertes de données.
Étape 4 : Support et ajustements post-migration
- Assurer un support technique aux utilisateurs pour résoudre d’éventuels problèmes et ajuster les configurations, si nécessaire. Collecte de retours pour la rédaction de procédures, modifications précises en fonction des employés, ...
Étape 5 : Finalisation et documentation
- Finaliser la documentation pour les utilisateurs (procédures de base, astuces pour une utilisation optimale de Thunderbird)
Premières contraintes identifiées :
-
Gestion des profils utilisateurs : S’assurer que les configurations de comptes et les emails sont correctement migrés sans erreurs.
-
Temps de formation : Prévoir des sessions de formation pour les utilisateurs qui pourraient avoir des difficultés à s'adapter à Thunderbird.
-
Support utilisateur : Prévoir un support technique réactif pour gérer les questions et problèmes post-migration.
Analyse des objectifs du projet
La première étape consiste à déterminer si l’objectif du projet est de créer un nouveau système de gestion des comptes ou d’améliorer celui déjà en place. Dans ce cas, il s'agit de créer les comptes Google pour tous les nouveaux apprenants de l'école, afin qu'ils puissent accéder à leur messagerie et à d'autres services associés. Cette analyse permet de définir les actions à entreprendre : est-il suffisant de créer les comptes et de configurer les accès, ou des étapes supplémentaires, comme la gestion des permissions et des groupes, sont-elles nécessaires ?
Identification des parties prenantes
Le projet étant identifié, il est maintenant nécessaire de définir les moyens humains qui seront mobilisés pendant le déploiement et après celui-ci, notamment pour la gestion des accès et des responsabilités au sein du système.
-
Les utilisateurs finaux : Les utilisateurs finaux seront les nouveaux élèves de l'ISFAC. Il est essentiel d'attribuer à chaque élève une adresse @campus-e2i.fr pour leur permettre d'accéder à la messagerie, à l'agenda, à Google Classroom et à tous les autres outils associés à leur compte Google. Une liste des nouveaux élèves devra être préparée pour assurer une gestion fluide des comptes.
-
L’équipe projet / le responsable technique : Je serai en charge de la création des comptes Google pour tous les nouveaux élèves, ainsi que de leur configuration pour garantir un accès aux services nécessaires. Je serai également responsable du suivi des comptes et de l'assistance en cas de problèmes liés à l'utilisation des outils Google.
-
Prestataires ou partenaires externes (le cas échéant) : Aucun prestataire externe n'est impliqué dans ce projet. L'ensemble de la création des comptes et de la gestion technique est pris en charge directement par moi-même.
Modalités d'organisation
L’objectif du projet étant clairement défini, ainsi que l’identification des parties prenantes impliquées, la suite du processus se concentrera sur l’organisation, la répartition des tâches et la planification des différentes étapes du projet.
-
Ressources humaines mobilisées : Technicien Informatique de l'ISFAC
-
Ressources matérielles utilisées : Poste de travail
Répartition des tâches :
-
[Technicien Réseau] : Identification de l'enssemble des nouveaux apprenants, récupération et listing de leur nom, téléphone, site de rattachement, création des comptes google, envoi des emails d'activation, support utilisateur
Planification Initiale
La planification initiale du projet de création des comptes Google pour les nouveaux apprenants de l'ISFAC se concentrera la gestion fluide du processus tout en garantissant un accès rapide aux services nécessaires. Voici les étapes principales et les considérations associées :
Étape 1 : Préparation des informations des nouveaux élèves
- Collecter toutes les informations nécessaires sur les nouveaux élèves (nom, prénom, téléphone, site de rattachement). Cette étape implique la préparation d'une liste complète pour assurer la bonne gestion des comptes à créer, sans oublis.
Étape 2 : Création des comptes Google
- Créer les comptes Google pour chaque apprenant avec une adresse @campus-e2i.fr. Cette étape comprend la configuration des paramètres de sécurité et des services associés (Gmail, Google Classroom, Agenda, etc.). Il faudra également vérifier que les bonnes informations soient saisies.
Étape 3 : Envoi des emails d'activation et instructions
- Envoyer des emails d'activation aux nouveaux apprenants, contenant des instructions pour activer leur compte et se connecter aux services de l'école. L'email précisera également les étapes à suivre pour personnaliser leur mot de passe et accéder aux outils Google.
Étape 4 : Suivi et support utilisateur
- Fournir un support technique aux apprenants rencontrant des difficultés lors de la configuration de leurs comptes ou l'utilisation des outils Google. Cette phase implique la gestion des demandes d’assistance pour les problèmes de connexion, la récupération de mots de passe, etc.
Étape 5 : Gestion des inscriptions tardives
- Rester réactif face aux inscriptions tardives. Pour les élèves qui s'inscrivent après la création des premiers comptes, il est essentiel de garantir que leurs accès sont créés rapidement.
Premières contraintes identifiées :
-
Volume élevé de comptes à créer : La création en masse des comptes pour tous les nouveaux élèves pourrait nécessiter une gestion organisée pour éviter des retards.
-
Gestion des erreurs dans les informations : Des erreurs dans les données des élèves (par exemple, une mauvaise orthographe du nom ou prénom) peuvent entraîner des erreurs de compte. La vérification et la validation des informations seront cruciales.